今回、動物学科に着任して最初のゼミ生の卒論の指導をしていて、いわゆるオフィスアプリ（Microsoft Word、Excel、PowerPoint）の習熟度が気になりました。みな、これらのアプリの基本操作には困らないのですが、非効率な使い方をしているなと感じることが多々ありました。
そこで、3年生までに (できれば1、2年生のうちに) 身につけておくとよいオフィスアプリの機能を紹介しておきます。
- Word
- スタイル機能: 書式を一括変更したり、目次を自動生成できます。
- アウトライン機能: 原稿の構成を考えるのに役立つ
- 校閲機能: 変更履歴を保存して、一旦消したものをあとで復活させたりできる。また、教員に原稿を添削してもらうときには必須
- テンプレート機能: スタイル機能で設定した書式のセットをテンプレート化して、毎回同じスタイルでレポートを書けます。
- Excel
- ピボットテーブル、ピボットグラフ: いわゆる「クロス集計」の機能です。
- 相対参照と絶対参照: 数式でセルを指定する方法には2通りあります。この使いわけができると表計算の効率があがります。
- PowerPoint
- スライドマスター: 複数のスライドの書式を一括変更できて便利です。
- テンプレート機能: スライドマスターで整えた書式をテンプレート化して、自分スタイルのプレゼンをつくれます。
これらの機能の使い方の情報は、ウェブで検索すればすぐに解説サイトがたくさん出てきます。たとえば「Word スタイル 使い方」のように検索すればよいでしょう。
また、アプリの使い方はChatGPTなどのLLMの超得意分野です。なんなら、ChatGPTにこの記事全体を読ませて、「この記事で挙げられている機能について説明して」と頼むと、なぜ私がこれらの機能をおすすめするかも含め、より詳しく教えてくれるでしょう。
そのうち、それぞれの機能について、簡単な how-to 記事を書こうと思います。